商学院学生会档案管理制度
发布人:系统管理员  发布时间:2011-12-09   浏览次数:1117

 

学生会的档案管理工作由学生会秘书中心负责,对学生会的整体档案进行分期分类、编号归档,做到系统化,规范化,为学生会的各项活动提供咨询服务及参考资料,保障各项决策的科学化、合理化。
一、学生会档案分类
1、学生会成员档案
包括学生会成员名单、情况、任职情况及奖励情况。关于学生会成员的档案情况由各部牵头来做,最后汇总到秘书处。
2、学生会会议记录
由秘书处、各部门会议记录人作全部会议记录,各部开会时也要做好相应会议记录,归入档案。
3、学生会活动记录
学生会的各项活动应由主办该活动的部门将活动的计划、过程及总结等文件于活动结束后归纳整理,形成书面材料交由秘书处归档。
4、财务及物品档案
工作计划、总结、财务档案,物品借用记录,各种活动照片,奖品纪念品,各种简报期刊等文字材料的底稿和样本由秘书处统一管理。
二、档案管理
各类档案是主席团对各部工作表现作综合评价的重要依据,也是对学生会成员进行考核和评优的依据。遇有学生会成员新近调入、工作调动或辞职离任时,要及时报秘书处备案,并记入学生会干部档案。
学生会主席团及各部长,要及时做好各部及个人档案收集工作(先进个人,优秀部门,先进事迹等)。
各部大型活动方案,总结及有关材料需送交秘书处归档。活动方案于活动前三天递交秘书处,总结及材料于活动后一周内交秘书处归档。
三、档案查询
1、档案材料借出须经秘书处同意批准后方可借阅,并严格执行登记手续。
2、借阅人员要注意,保护档案材料,不得在文件上任意折叠、涂改或私自摘录,更不得拆散或带走,阅毕,归还时档案管理人员须认真细致检查,确定无误时再及时归档保存。
3、非档案管理员不得随意丢弃文件或资料,以免造成不必要的损失。
4、档案管理人员应积极开展工作,为使用者提供方便,做到热情,耐心,细致地提供服务。
5、如有违反规定者参照干部考核条例处分,由秘书处负责记录,学委会监督。
 
                                                                                  商学院学生会
                                                                                   2011年10月
 
 

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山东理工大学管理学院